Faktura proforma – co to jest i kiedy ją stosować?
27 listopada 2020Więcej szczegółów o tym, jak wygląda faktura proforma.
Każdy kto prowadzi swoją działalność gospodarczą, ale również i większość osób realizujących zakupy przez internet, miał styczność choć raz z fakturą proforma. Nie każdy jednakże wie, czym rzeczywiście jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.
Czy faktura proforma jest ostateczna?
Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, toteż nierzadko można spotkać się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, taka faktura nie jest dowodem księgowym, w związku z tym nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Rekomenduje się natomiast zachować ją np.w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma powinna uchodzić raczej za dowód handlowy, który rodzajem zaproponowania danej oferty. Nie jest dowodem zakupu artykułów ani zrealizowania usługi, zatem zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie wywołuje skutków w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, dlatego że mówi o sprzedaży czy też usłudze, która jeszcze nie była wykonana, toteż warunki transakcji w niej sformułowane mogą wciąż podlegać negocjacjom.
O czym informuje faktura proforma?
Faktura proforma posiada analogiczne elementy i wygląda podobnie jak faktura VAT, a więc:
- miejsce oraz datę,
- dane kontrahentów,
- nazwę towarów czy też usług, stanowiących przedmiot transakcji (razem z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość brutto i netto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana także słownie,
- informacja o kwocie uwzględnionych rabatów,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- wskazanie terminu zapłaty,
- wskazanie prognozowanego terminu realizacji usługi czy też doręczenia towaru.
Żeby nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej skutki podatkowe, taką fakturę należy oznaczyć zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy również mieć na uwadze, iż ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku wydania klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, gdy klient zapłaci w całości za przedmiot transakcji bądź wpłaci zaliczkę.